Przeczytaj, abyś nie musiał używać najgorszego zwrotu w życiu i w biznesie: ZA PÓŹNO!!! I żeby było jasne: nigdy nie będziesz całkowicie na bieżąco ze wszystkim, co masz do zrobienia. Zapomnij, nie ma takiej opcji.

Obowiązków i wszelkich zadań zawsze będziesz mieć więcej niż czasu, który jest Ci potrzebny na to, aby je wszystkie wykonać. Przyjmij także za aksjomat, że czas przyśpiesza wraz z wiekiem i tego też nie zmienisz. Doby nie wydłużysz, zegara nie przestawisz wstecz (częściej niż raz w roku). Jednak możesz mieć kontrolę nad jakością swojej pracy. Możesz wybierać tematy mądre i istotne, odkładać tematy mniej ważne i usuwać rzeczy zbędne. Spędzać czas z satysfakcją i w poczuciu bezpieczeństwa.

I pamiętaj: „Będąc człowiekiem z brakiem czasu już na starcie jesteś lepszy od tych, którzy nawet nie potrafią go wypełniać tym, co Ty uznasz za zbędne i pozbawione wszelkiej wartości.” (moje :))

Zanim zaczniesz czytać dalej z nastawieniem, że są to kolejne teorie z zakresu zarządzania, zmień swoje podejście.

Reklama

Zarządzanie czasem to – zarządzanie SOBĄ!

To może być najważniejszy artykuł, jaki przeczytasz w tym roku. Twój sukces nie będzie polegał na tym, że będziesz miał więcej czasu, ale na tym, że w tym samym czasie zrobisz więcej, zrobisz coś, co wreszcie da Ci satysfakcje, a Twoją firmę zmieni na lepszą. Czytaj, podkreślaj, powtarzaj i zapamiętaj to, co chcesz zmienić w zarządzaniu sobą i czasem.

Musisz wiedzieć czego chcesz. To pierwszy krok, bez którego nie ma kolejnych.

Problemem ludzi, którym ciągle brakuje czasu nie jest nieumiejętne nim zarządzanie, ani brak magicznych technik, które wydłużają dobę lub zrobią z nich wydajniejszą osobę do pracy. Ludziom takim po prostu brakuje jasnego celu.

Załóżmy, że masz spotkanie, które dosłownie za chwilę się rozpoczyna. W tym samym momencie ktoś prosi Cię, abyś poświęcił mu chwilę. Oczywiście odpowiadasz: „Przepraszam, ale nie teraz”.

To jest właśnie początek wszystkiego. W każdym momencie, gdy brakuje Ci wyraźnego celu, godzisz się na każdą rozmowę, odbierasz każdy telefon, przeglądasz skrzynkę w poszukiwaniu nowych wiadomości, lub co gorzej musisz jak ĆPUN zajrzeć na jakiś portal społecznościowy. Nawet cieszysz się, gdy ktoś coś od Ciebie chce, bo sam w tym momencie nie wiesz, za co się zabrać. Albo radujesz się, widząc coś o sobie, albo Twojej firmie, zapominając lub nie wiedząc, że widzisz to tylko Ty i to z tego powodu, że ciągle tam włazisz.

Chwilę później wracasz myślami do zadań, w których zaczynasz mieć zaległości. Nieustannie przestawiasz ich kolejność, nazywasz problem „brakiem czasu” i zbyt dużą liczbą zadań, których nie jesteś w stanie przerobić. „Nie mam czasu, zarobiony jestem” – skąd my to znamy. To nie jest prawda. Tobie po prostu brakuje celu.

Nie masz czasu? – znajdź sobie dodatkowe zajęcie: Zacznij sobą mądrze zarządzać. Stawianie sobie jasnych celów sprawia, że zaczyna działać drugi punkt tej układanki.

Planowanie i selekcja

Odmawiasz i wybierasz. Stajesz się asertywny, bo masz konkretne zadanie do wykonania. Gdy masz jasny cel, to nie masz problemu z zarządzaniem czasem. Idziesz do przodu, aby dojść tam jak najprędzej. Gdy tego celu nie masz – wykonujesz mnóstwo pomniejszych czynności, które nie przynoszą wymiernych efektów, a Tobie wydaje się, że pracujesz.

W przypadku, gdy to Ty masz szefa, który pozwala, aby jego pracownicy pracowali poza trybem zadaniowym – bez planu, bez zadań, które można i da się rozliczać – efekt jest tak samo marny – rozpoczyna się gra pozorów i strata CZASU.

To w jaki sposób jesteś zorganizowany jest określeniem samego Ciebie i jest zauważalne przez wszystkich Twoich pracowników. Jeżeli na wszystko brakuje Ci czasu, więc również dla pracowników, jesteś ciągle w chaosie własnych spraw, zapominasz, nie dopowiadasz szczegółów – to oni to widzą. Bądź pewny, że wszystko psujesz, a ludzie wokół Ciebie tracą energię i zaangażowanie. Z drugiej strony, jeśli ludzie widzą, że masz wszystko pod kontrolą, jesteś precyzyjny i dobrze zorganizowany – pracownicy czują się bezpiecznie i mimochodem bardziej starannie podchodzą do swoich obowiązków.

Dlatego „Zwolnij, aby przyśpieszyć” – wbijam do głowy bardzo zapracowanemu przedsiębiorcy, który jeszcze nie rozumie, że jeśli pracuje więcej, to wcale nie znaczy, że jest bardziej produktywny. Tym bardziej, że jest szefem. On nawet nie pracuje. On zap******a. Nie wie na czym i na kim zarabia. Po prostu robi wszystkim wszystko. Nawet inwestycji nie robi pod siebie – tylko pod Odbiorców. Na razie to działa, ale DO CZASU! Z drugiej strony – ile zarabia jako szef firmy, a ile płaci pracownikowi, którego właśnie wyręcza. Tyra zamiast usiąść i opracować procedurę skutecznej rekrutacji lub rozwoju kompetencji w kierunku wielostanowiskowości. TANIO SPRZEDAJE SWÓJ CZAS.

W przedsiębiorstwie CZAS staje się pieniądzem

Codziennie słyszymy: brakuje mi czasu, nie robię tego i owego z braku czasu. Nie dopracowuję coraz to nowych literek branżowego alfabetu (BIZNES.meble.pl, nr 5/2023) i nie kalibruję ich procedurami (BIZNES.meble.pl, nr 6-7/2023), bo nie ma czasu. Samych technik wygospodarowywania czasu i zarządzania czasem jest bez liku: Pomodoro, REF-y, GTD-y, ALPEN-y, OATS-y, TRZOS-y, SMART-y… Sam znam ich ponad 50!

Można sobie o nich wszystkich poczytać, wiele warto i trzeba stosować, w zależności która komu pasuje. Tu i teraz nie ma na to CZAS-u* J. (*TY poszukaj i poczytaj)

Tyle na temat teorii książkowych. Moim zadaniem jest udowodnić Wam, że czas to rzeczywiście pieniądz. Tak samo ważny, a często ważniejszy od ceny towaru, którym chcecie handlować, lub ceny materiału, który będziecie przetwarzać na gotowy produkt. Dodatkowo są rzeczy, które „choćby skały srały, a mury pękały” trzeba zrobić i żaden brak czasu nie usprawiedliwia ich biznesowego zaniedbania. Jedne trzeba zrobić, aby mieć święty spokój przez dłuższy czas (np. procedury), inne trzeba wykonywać permanentnie w zwiększonym wymiarze czasowym dla zapewnienia przedsiębiorstwu właściwych zasobów. I wiesz, co jest najgorsze? Ty wiesz, co musisz zmienić, co Cię irytuje, co jest Twoją lub innych słabością, czego z biznesowego punktu widzenia Tobie lub firmie brakuje. Po prostu tego nie robisz! Bo nie masz czasu, albo się łudzisz, że czas sam za Ciebie to zmieni i kiedyś jeszcze to sobie odbijesz.

Tylko wiesz co?… Najczęściej tego „kiedyś” nigdy nie będzie.

Po prostu nazwij swoje priorytety jeszcze raz i się za to zabierz. Tu i teraz.

Czas na naukę

A co przypadku, gdy nie wiesz, jaki masz cel lub nie wiesz czy obierasz właściwy kierunek, a na dodatek nie potrafisz dokonać właściwej selekcji zadań? Po prostu robisz to, co w danym momencie jest do zrobienia.

No to mamy problem. Właściwa osoba na właściwym miejscu, świadoma swoich mocnych stron, osobowości i wyzwań oraz świadoma kogo ma na pokładzie, która może obsadzić odpowiednie miejsce i dopiero przechodzić do strategii, a ponadto może delegować zadania ludziom zgodnie z ich predyspozycjami – to podstawa. Piszę to, bo niestety nie zawsze tak jest.

Na szczęście zarówno w biznesie, jak i w życiu nie występują sytuacje – zawsze, nigdy, całkiem lub w ogóle i przeważnie można z tym, co wydaje się niemożliwe coś zrobić. A skoro czytasz ten artykuł, to jestem pewien, że należysz do ludzi, którzy już stosują większość podawanych tu zasad i z pewnością chcą to robić jeszcze lepiej.

Odpowiednie zarządzanie czasem jest umiejętnością, której nie zdobywa się z dnia na dzień. Wymaga to procesu, na który składać się powinno czytanie książek, uczestnictwo w szkoleniach oraz praktyka. Możesz osiągnąć mistrzostwo i być doskonale zorganizowanym, jednak potrzeba na to odrobinę motywacji i energii. No i wolnego czasu, którego z każdym przeczytanym zdaniem albo każdą poradą eksperta, będzie więcej.

Stawiając sobie jakiś cel lub chcąc rozwiązać na zawsze jakiś problem, zrób na początku jego podbudowę teoretyczną. Zyskaj podstawową wiedzę, jak działać w danym przypadku. Zacznij od podstaw, bo bez podbudowy teoretycznej, bez rozumienia podstawowych zasad ekonomii i przedsiębiorczości nie zauważasz błędów i zaniedbań, które często mają dla Ciebie i firmy skutki krytyczne. Brak umiejętności systemowego ogarniania swojego biznesu – powoduje ciągłe „zacinanie się” jego mechanizmu. Musisz znaleźć czas na naukę i rozwój osobisty.

Kto się nie rozwija…

Idąc dalej – rozwój pracowników. Znasz powiedzenie: „Kto się nie rozwija, ten się cofa”, lub dosadniej: „Kto się nie rozwija, ten się zwija”?. Dotyczy ono zarówno życia prywatnego, pracy zawodowej, jak i prowadzenia biznesu. W odniesieniu do edukacji: Większość ludzi umiera w wieku 25 lat, ale czekają z pochówkiem aż do osiemdziesiątki.

9 milionów Polaków w wieku powyżej 50 roku życia to analfabeci cyfrowi. Wymóg korzystania z technologii cyfrowych i umiejętne ich wykorzystywanie w postaci choćby najprostszych narzędzi analitycznych, ofertowych, planistycznych… znacznie podnosi poziom efektywności pracy. Do 2030 roku cyfryzacja i automatyzacja, czyli ograniczenie lub zastąpienie człowieka przez maszyny, dotknie nawet do 49% czasu pracy. Podążasz za tymi zmianami? Przyswajanie nowych informacji w dobie lifelong learning jest po prostu obowiązkowe. Aby sprostać nowym wyzwaniom wymagana jest ciągła nauka i rozwój kompetencji. Stąd moje „Doczytaj sobie” w odniesieniu do ogólnych zasobów wiedzy.

Ten obowiązek nauki może być jednocześnie Twoim procesem pobudzającym i efektywnym przez cały czas, o ile bieżące doczytywanie dotyczy tematów, które są jednocześnie dla Ciebie przydatne i ciekawe, a ich natychmiastowe wykorzystanie przynosi zauważalne korzyści. Jeżeli – bez obrazy – czujesz się analfabetą w jakiejś dziedzinie, deleguj to zadanie i każ podać sobie dane lub rozwiązanie w sposób syntetyczny.

Idea (LLL) LifeLong Learning – to całożyciowe uczenie się. Ile czasu poświęcasz na pojedynczą sesję nauki, aby była maksymalnie efektywna? Tyle, ile wynosi Twój przedział wysokiej koncentracji. Zależy on od wieku, umiejętności skupienia uwagi na jednej kwestii, motywacji i silnej woli. Szacuje się go maksymalnie na 45 minut, ale w optymalnym wariancie trwa około 25-30 minut.

Ja to robię na bieżąco i uważam, że jest to najefektywniejszy sposób. Spotykam się z bieżącym tematem, którego potrzebuję, ale nie do końca go rozumiem. Natychmiast się zatrzymuję, wyłączam się i w maksymalnym skupieniu doczytuję do momentu „skumania czaczy”.

Przedsiębiorca nieuk, żeby nie powiedzieć *****

Czy zauważasz wokół siebie osoby mniej inteligentne, a na pewno mniej wyedukowane od Ciebie, które doskonale sobie radzą? Przecież to jest zaprzeczenie potrzeby ciągłej edukacji. Odpowiedź jest banalna. Szukanie nowych rozwiązań, cały czas lepszych, doskonalszych, a w konsekwencji ciągle i ciągle nie godnych Twoich oczekiwań – hamuje podejmowanie decyzji. „Tak, nie, nie wiem” – szukam dalej. Cały czas potrzebujesz jeszcze czegoś, aby ruszyć z miejsca. Musisz złapać balans między teorią a praktyką. Wdrażaj natychmiast wiedzę, którą zdobyłeś. Sprawdzaj skutki na etapie drobnych zmian – i tak będziesz musiał ciągle coś poprawiać.

Strach przed działaniem, co do którego jesteś ciągle/prawie przekonany prowadzi wyłącznie do jego konsumpcyjnego zepsucia. Ile razy to, co uznałeś kiedyś za konieczne w końcu wdrożyłeś, ale z kilku, kilkunastomiesięcznym opóźnieniem? Skoro wykorzystałeś czas na edukację i odkryłeś potrzebą zmian – nie marnuj go na etapie wdrażania. Cytując Nikodema Dyzmę – „Umiejętność kierowania polega na umiejętności szybkiej decyzji, panie kochany!”

Poświęć więcej czasu

…na dwa podstawowe zasoby, którym zdecydowanie poświęcasz zbyt mało czasu.

KLIENT

Na klienta czekamy, aż sam przyjdzie, albo zacznie więcej kupować – zwykle do czasu, gdy sprzedaż sięga dna i rodzi się problem. Pytanie kluczowe do przedsiębiorców, którzy ciągle borykają się z brakiem klientów: Jeśli pozyskanie nowych klientów jest dziś tak ważne, to dlaczego poświęcasz na to tak mało czasu?

Wiem, że to może zaboleć, ale jeden z moich dostawców (doświadczony senior ) zapytał mnie: „Czemu tak mało sprzedajecie?” – w domyśle – tak mało ode mnie kupujecie? „Pewnie macie do d… Dział Sprzedaży!”. Rzeczywiście ciężko spodziewać się dodatkowych zamówień, gdy handlowcy poświęcają tak mało czasu na AKTYWNE poszukiwanie klientów.

Prawda jest taka, że dopóki pozyskiwanie klientów nie stanie się w Twojej firmie priorytetem, to możecie mieć pretensje tylko siebie. Nie do klientów, nie do inflacji, ani do rządu (na nich znajdę czas w artykule „Dramaty polskiego meblarstwa”). Doświadczenie pokazuje, że zwykle już samo zwiększenie liczby spotkań z potencjalnymi klientami wystarczy, by w krótkim czasie pozyskać sporo dodatkowych zamówień. Dodatkowo w czasie takich spotkań Klient sam dostarcza wiedzy, czego oczekuje. Oczywiście techniki skutecznego ofertowania mają tu swoje znaczenie – do doczytania, podobnie jak techniki zarządzania czasem.

Dlaczego tak uparcie skłaniam do doczytywania? Ponieważ są to kwestie bardzo rozbudowane. Materiałów na te tematy jest bardzo dużo i są ogólnie dostępne. Natomiast dobór samych technik i sukces w ich stosowaniu zależy od specyfiki przedsiębiorstwa, produktu, rynku, a także od tego, na ile po prostu Wam ona pasuje i przekonuje, że może działać. Kluczem jest dopasowanie, natomiast narzucanie czegokolwiek wbrew – jest o kant … rozbić.

PRODUKT

W końcu klientom trzeba coś zaoferować. Zabijcie mnie, jeśli to nie jest prawda: Produkt pojawia się na ostatnią chwilę, przed targami meblowymi lub inną formą jego handlowej prezentacji. Rzadko jest dopracowany i poprzedzony PROCEDURĄ wdrażania nowego wyrobu. Ile razy z powodu braku czasu na właściwy benchmarking produktowy zaoferowałeś lub kupiłeś handlowy bubel lub coś, co pozostało jedynie kosztem wdrożenia lub zakupu? Receptą jest oczywiście właściwa procedura.

Podpowiem Ci w ogromnym skrócie: Poświęć czas swoim przewagom, swoim najlepszym produktom. Nie szukaj „wody życia” z bajki o głupim Jasiu, ale jak ten Jasio zdobądź potrzebną wiedzę, która da Ci większą pewność, że przynajmniej nie dołożysz. Zrób następujące założenie i nie bój się tego. Ile potrzeba sprzedaży Twojego najlepszego produktu lub specjalistycznej grupy produktów i jak jeszcze możesz się wyspecjalizować w jego wytwarzaniu lub sprzedaży, aby nie tylko pokrywał koszty, ale pozwalał dobrze zarabiać. Wbrew pozorom mieć jeden produkt jest bezpieczniejsze niż mieć jednego Klienta.

Absolutna podstawa: Produkt musi być zgodny z profilem produkcji. Znałem fabrykę mebli premium, której z dnia na dzień narzucono bycie producentem mebli masowych – już jej nie ma. Inna fabryka, zresztą ta sama, która była inspiracją dla taniej produkcji, nagle chce stać się luksusową, zarówno w produkcie, jak i dla elitarnej grupy odbiorców – zaraz jej nie będzie. Dlaczego? Bo nie ma ciągłości w CZAS-ie, który zapewniają chociażby procedury. Nie ma trwałego KNOW HOW.

Dopasowanie produkcyjne i rozwój tego co mamy, na co pracowaliśmy latami ma niezastąpioną wartość. W przeciwnym razie potrzebny jest buldożer i proces od początku – jeśli nas na to stać. Raz tanie, raz drogie, raz seryjnie, raz jednostkowo, raz meble, raz trumny – jako wynik takiego działania ten ostatni wyrób przynajmniej jest pewny. CZAS to ciągłość w rozwoju na podbudowie tego co już mamy.

Powodzenia – Czas START

POLECAM: „Esencjalista” Greg McKeown. Autor koncentruje się na idei esencjalizmu, czyli wykluczania z życia tego, co mało istotne (albo: robieniu tego, co ma największe znaczenie). To książka o podejmowaniu decyzji, wyznaczaniu granic (np. dowiesz się, jak znaleźć odwagę, by grzecznie, ale stanowczo odmawiać), ale także o zarządzaniu ludźmi.

TEKST: Wiesław Kalinowski

Artykuł został opublikowany w miesięczniku BIZNES.meble.pl, nr 8/2023